Forretningsorden forBestyrelsen for
Hårbølle og Omegns Beboerforening (HOB)
1. Denne forretningsorden er et supplement til foreningens vedtægter.
2. Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter den ordinære gene¬ral-forsamling og vælger ved simpel stemmeflerhed sin formand, næstformand, kasserer, revisor og afgør endvidere fordeling af andre arbejds¬op¬gaver blandt bestyrelses-medlemmerne. Bestyrelsen kan udpege særligt ansvarlige for enkelte opgaver. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning.
3. Bestyrelsen indkaldes minimum 6 gange om året til ordinære møder ved for-mandens (i dennes forfald ved næstformandens) foranstaltning. Herudover ind¬kaldes bestyrelsen efter behov, eller når mindst 2 af bestyrelsens medlemmer ønsker et møde af¬holdt. Såfremt formanden undlader at indkalde efter begæring fra et bestyrelsesmedlem, har det pågældende bestyrelsesmedlem ret til selv at indkalde til et bestyrelsesmøde.
Der indkaldes normalt med minimum 7 dages varsel, medmindre sær¬lige omstændigheder taler for hurtigere indkaldelse. Bestyrelsesmøder afholdes, hvis ikke andet aftales, på foreningens adresse. Indkaldelse med dagsorden sendes per e-mail via foreningens hjemmeside ved anvendelse af Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller privat mailadresse.
4. Under normale omstændigheder skal dagsordenen som minimum indeholde følgende punkter:
1.Gennemgang af referat af seneste møde
2.Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmerne
3.Indkomne forslag
4.Økonomi
5.Fastlæggelse af næste møde
6.Eventuelt
5. Medlemmerne gives adgang til at stille forslag til behandling på først¬kom¬mende bestyrelsesmøde. Forslag afleveres til formanden min. 3 dage før udsendelse af dagsorden. Temaer, der ikke kræver beslutninger, kan endvidere behandles under Eventuelt.
6. Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning, uden at samtlige bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Har indkaldelse fundet sted i overensstemmelse med pkt. 3, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med simpel stemmeflerhed.
7. Bestyrelsesmøderne er åbne for medlemmerne. Bestyrelsen kan tildele et medlem taleret i forbindelse med behandling af en specifik sag. Bestyrelsen kan dog beslutte at afholde helt eller delvist lukkede møder, hvis særlige forhold taler for dette, ek-sempelvis personfølsomme sager.
8. Bestyrelsen fører protokol (beslutningsreferat) over møderne. Disse gøres til¬gæn-gelige ved opslag på foreningens hjemmeside www.haarboelle.dk. Referatet skal være udsendt i udkast til bestyrelsesmedlemmerne seneste 7 dage efter afholdelse af bestyrelsesmøde. Eventuelle kommentarer til referatet skal være referenten i hænde senest 5 dage efter udsendelse af udkast til referat. Modtages ikke kommentarer sendes referatet til Foreningens webmaster, der sørger for, at referatet gøres tilgængeligt via foreningens hjemmeside. Foreningens hjemmeside fungerer som foreningens protokol idet der ikke opbevares trykte og underskrevne referater. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en af bestyrelsen truffet beslutning, har ret til at få sine bemærkninger tilført referatet.
9. Formanden (næstformanden i dennes forfald) leder bestyrelsesmøderne.
10. Intet bestyrelsesmedlem må forpligte foreningen juridisk eller økonomisk for mere end 500 kr. uden forudgående behandling af dette på et bestyrelsesmøde. Undtaget herfra er kassererens anvisning af løbende udbetalinger til husleje, vand, varme, el, renovation, tømning af tanke m.m. og nødsituationer, der fordrer hurtig indsats f.eks. sprængte vandrør eller lignende pludseligt opståede skader.
Endvidere kan foreningens formand i forening med kassereren administrativt disponere op til 5.000 kr. til budgetterede formål. Alle beløb over 5.000.- kræver mundtlig eller skriftlig bestyrelsesbehandling.
11. Bestyrelsen tilstræber at holde foreningens medlemmer løbende orienterede om vigtige beslutninger i bestyrelsen, bl.a. ved at sørge for indkaldelse til ½-årligt orienteringsmøde for foreningens medlemmer.
Bestyrelsen vil endvidere drage omsorg for, at indkaldelse til den årlige generalforsamling finder sted gennem annoncering i den lokale ugeavis.
12. Bestyrelsen skal gennemgå og revurdere forretningsordenen på det første bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Ethvert nyt bestyrelsesmedlem skal tiltræde denne forretningsorden i eller forud for det første bestyrelsesmøde efter bestyrelsesmedlemmets valg til bestyrelsen. Tiltrædelsen bekræftes i mødereferatet. Denne forretningsorden kan ændres af bestyrelsen med simpel stemmeflerhed.